Comment inviter et accueillir vos clients dans un espace de travail sans accueil physique ?

Vous venez de réserver un espace chez Cocoon Space pour votre prochaine réunion, un entretien important ou un atelier créatif. C'est une excellente première étape. Mais une question logistique se pose souvent lorsque l'on loue un lieu 100 % autonome : comment mes invités, collaborateurs ou clients vont-ils pouvoir entrer s'il n'y a pas de réceptionniste pour les accueillir ?

Pour vous garantir une expérience fluide, professionnelle et sans stress, nous avons développé un système d'invitation numérique intuitif. Voici comment transformer l'arrivée de vos invités en une expérience premium, sans aucune friction.

Les limites de l'accueil traditionnel en entreprise

Dans les centres d'affaires ou les espaces de coworking classiques, l'arrivée d'un invité est souvent synonyme de perte de temps. Il faut faire la queue à l'accueil, décliner son identité, récupérer un badge visiteur, puis patienter dans un hall bruyant.

Pour un entretien de recrutement confidentiel ou une séance de coaching, cette étape d'attente partagée brise l'anonymat et peut générer de l'inconfort.

La fonctionnalité "Invitation" : l'autonomie au service de votre professionnalisme

Chez Cocoon Space, nous avons remplacé le hall d'accueil par la technologie. Notre fonctionnalité d'invitation vous permet de gérer l'accès de vos participants directement depuis votre application ou votre espace client, avec trois avantages majeurs :

Une image maîtrisée : Vous envoyez à vos clients une invitation professionnelle contenant toutes les informations pratiques (adresse, plan, étage) avant même le jour J.

La confidentialité garantie : En transmettant les codes d'accès, vos invités se rendent directement dans votre salle privative, sans avoir à s'annoncer à un tiers.

Un gain de temps absolu : Pas besoin de descendre ouvrir la porte à chaque participant. Chacun accède à l'espace de manière autonome.

Comment envoyer une invitation à vos participants ? (Mode d'emploi)

L'envoi des accès se fait en quelques clics une fois votre réservation confirmée.

Rendez-vous sur votre espace de réservation : Connectez-vous à votre compte sur notre application ou sur le site web.

Sélectionnez votre réservation à venir : Cliquez sur le Cocoon que vous avez réservé.

Utilisez le module d'invitation : Cliquez sur le bouton "Inviter des participants". Vous pourrez alors renseigner leurs adresses e-mail.

Envoi automatique : Vos invités recevront un e-mail détaillé contenant le code d'accès (digicode) ou le lien d'ouverture sécurisé, valables uniquement pendant la durée de votre location.

FAQ : Gérer l'accès de vos invités chez Cocoon Space

Mes invités doivent-ils télécharger l'application pour pouvoir entrer ?

Non, ce n'est pas obligatoire. Vos invités peuvent recevoir un simple code à taper sur le digicode à l'entrée de l'espace.

Que se passe-t-il si un participant arrive en avance ?

Les codes d'accès s'activent 15 minutes avant le début de votre réservation. Si vous attendez des invités, nous vous conseillons de venir jusqu’à 15 minutes en avance lors de votre réservation pour pouvoir vous installer sereinement avant leur arrivée.

Le code d'accès de mon invité est-il sécurisé ?

Oui. Les codes d'accès générés pour vous et vos invités sont uniques et temporaires. Ils se désactivent automatiquement dès la fin de votre créneau de réservation, garantissant ainsi la sécurité de nos espaces.